档案扫描

     海天雷鹰长期从事档案数字化工作,拥有一批专业的档案整理与扫描团队,项目参与人员都经过了严格的岗前培训,每一个项目组均配有经验丰富的项目经理,较强的组织力和执行力能够满足各类文书档案、项目档案、基建档案、人事干部档案、科技档案、财务档案数字化需求。

我们对档案和档案工作的理解:

    档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
    档案的基本特点:职能性、原始性、价值性。
    档案工作的基本性质:专业性、服务性、机要性。
    档案的主要价值:凭证价值、信息价值。
    海天雷鹰基于对档案工作的深刻理解和潜心研究,我们认为档案数字化首要的是对档案本身的保护和对档案所记录历史的尊重。我们使用最先进的翻拍仪,保证档案原件不受损坏,通过一系列的工作流程和规章制度保证档案数字化的快速、正确、安全。


档案数字化的必要性:

      目前,档案室保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在,档案信息资源的经济价值和社会价值难以充分实现,更难适应当代“数字化生存” 的形势。 档案数字化以后,对档案的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用。

      首先,档案数字化能有效地保护档案原件。
      1. 代替原件使用,把原件妥善地保存起来,便可以有效地延长原件的保存时间。
      2. 数字化副本分地保存。对那些需要长期或永久保存的重要档案,可以用数据备份的方法制成多份数字化副本的备份分地保存。
      3. 恢复档案材料模糊褪变的字迹。有些档案材料由于纸张、字迹和保管条件等因素,字迹出现了模糊扩散或褪变。这种档案可以经过计算机扫描技术生成数字影像,再利用计算机图像处理技术就可以恢复模糊褪变字迹。
       其次,档案数字化能改善档案的利用方式。
        档案的数字化副本以其积极的、动态的特性改变了长久以来的档案利用方式。
      1.不再受“孤本”的限制。
      2.异地调阅,数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输,使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间,让更多的人们来了解档案,利用档案。
       3.“时间”不再是限制,利用者可以随时使用自己需要的文件。数字化以后,将已开放的档案上网,这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。
    

档案数字化的工作流程:

      1.资料移交
      首先要将资料从档案室移交到加工现场的临时库房。在转移之前,双方共同在资料室完成资料的逐册清点工作,并登记承接时间、总册数,并由双方负责人在清单上签字。清点交接工作必须认真仔细,逐笔核对,不允许出现任何差错。这些信息作为资料归还时检查的参考依据。本步骤完成后,将会形成《移交清单》。
       2.资料拆分
       资料的整理和拆分时,资料拆分人员按照《资料拆分工作说明书》的要求进行资料拆分工作,并填写移交清单(此移交清单是资料拆分人员和项目经理共同填写)签字后领取并进行资料拆分。
       3.资料扫描
       原件的扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描。资料扫描设置主扫岗位和补扫岗位;补扫岗位主要负责改正图像质检发现的问题。通过扫描,纸质资料数字化为电子资料。本步骤是资料数字化的核心和基础,直接影响对于纸质资料获取数字化信息的好坏。
       扫描过程对扫描后的文件质量影响主要参数是:扫描分辨率(DPI)、色彩(黑白、灰度、彩色)、存储格式(JPG、TIFF、PDF)、明暗度和对比度。
       按照技术指标,扫描时应根据资料纸张的质地,底色,薄厚程度,可拆或不可拆制定扫描方案,确保在扫描图像质量清晰的情况下,使原件完好无损。 
       4.图像处理
      扫描后的原始图像需要进行优化处理,使得成品图像清晰、端正。根据扫描后的具体情况,图像要进行如下处理:图像旋转、校正还原,以符合阅读习惯;图像去原始信息外脏点、斑点去除,如去黑点、黑线、黑框、黑边等。处理过程中应遵循保持原貌的原则。
      5.插图页面处理
      资料中有插图的要在扫描时对扫描阀值做相应调整,如黑插图用灰度扫描不清楚时,应该用其他色彩扫描,在保持原始页面信息的同时使图像清晰可辩。
       6.图像质检
      图像质检设置岗位由项目经理兼任,负责每天抽检比例不低于图像处理总量的10%;
      图像质检也是对扫描工序的第二次校验(二校),主要对两方面的情况进行检查:
             图像数量:对处理的图像数量是否同原书数量一致、图像是否存在重扫、漏扫的情况。
             图像质量:对图像是否清晰、可阅读,是否字迹断连、字迹过深,是否达到扫描要求的分辨率。
      对文本域录入与文本录入域的标引、文件的页号及页数进行对比,对扫描前的图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比,发现不合格的登记清单并退回上一流程重新处理。
       7.资料装订还原
      资料图像成品检查合格后,移交客户前需要装订还原,根据原稿拆分时的情况按照骑马钉、斜钉、书式塑料装订等方式装订还原。
       8.图像与索引挂接 
      文本域录入和扫描处理检验后的图像成品,按年度进行文字图像与系统的挂接,不需手工挂接即可实现文本与图像页与系统的挂接。挂接到档案管理系统中后,进行再次的成品验收,对各种使用习惯逐页进行检验,验收合格后移交验收小组验收。 
       9.数据移交
      通过网络传输或硬盘方式移交成品数据。成品数据包括:单层PDF文件、TIFF图像、《备注说明》(原书出现残缺、重页、水淹、火烧、图像不清、空白页、插页、插图,提交数据的总数与原书的总数不一致等情况)文档。
       10.档案数字化加工流程

      资料交接(填写移交清单双方签字)和查重(重复资料的审核,客户确认后剔除)→→资料拆卷(起钉、书式塑料金属装订物剔除),检查纸张情况及内容书写清晰度→→资料分页扫描(按厚薄、颜色、阀值调整扫描参数)→→图像修图(纠偏、校正、清晰度调整、裁边)→→图像质检及无损压缩(多页TIF或PDF成品压缩)→→图像命名(PDF命名格式、命名字段规则)→→资料装订还原(骑马钉、斜钉、书式塑料装订、书式金属圈装订等)→→图像与索引挂接→→资料移交(按移交表清点无误后双方签字确认装箱)→→数据备份(硬盘或服务器双备份)→→成品验收(按批次打印加工台账清单,移交目录造册;客户验收通过签订验收合格书)

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